I. INLEIDING

Dit privacybeleid legt uit hoe OSGG, de vereniging van Oud-Studenten Geschiedenis Gent omgaat met de persoonsgegevens van haar leden en alle andere natuurlijke personen die met OSGG in contact staan (hierna ‘u’ genoemd). Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.

OSGG hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. OSGG behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze. Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft OSGG evident de wet na, d.w.z. vanaf 25 mei 2018 de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming of de ‘GDPR’) of enig ander wetgevingsbesluit dat deze wijzigt.

Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.

Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van OSGG op dit gebied kent en begrijpt. Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op onze website. Wij zullen u op de hoogte brengen via de gebruikelijke communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.

II. WIE IS DE VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING ?

OSGG, Oud-Studenten Geschiedenis Gent, feitelijke vereniging, Sint-Pietersnieuwstraat 35, 9000 Gent, osgg@ugent.be, is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens.

OSGG is diegene die ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen over de verwerking van uw persoonsgegevens. OSGG bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.

 

III. WELKE CATEGORIEËN VAN PERSOONSGEGEVENS VERWERKT OSGG ?

Hieronder wordt een overzicht gegeven van de categorieën van persoonsgegevens die OSGG kan verwerken. Het is mogelijk dat ook andere gegevens worden verwerkt indien die nodig of nuttig zijn voor de voortzetting van de activiteiten van de vereniging.

Hierbij wordt de context aangegeven waarin OSGG deze gegevens verkrijgt of verwerkt. Deze tabel moet samen gelezen worden met de beschrijving van de doeleinden waarvoor OSGG de gegevens verwerkt.

 

Categorie Voorbeelden Context
Identiteitsgegevens Naam, voornaam, aanspreektitel, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, e-mailadres Deze gegevens worden door u verstrekt.
Facturatiegegevens Rekeningnummer Deze gegevens worden door u verstrekt.
Professionele gegevens Afstudeerjaar, verdere studies, diplomagegevens, functietitel, naam van de organisatie waarvoor u werkt, professionele interessedomeinen. Deze gegevens worden door u verstrekt.
Beeldmateriaal Foto- of camerabeelden Deze beelden kunnen genomen worden als u deelneemt aan onze activiteiten.

 

OSGG verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of uw politieke opvattingen, uw religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond, uw gezondheids- of levensgegevens of gegevens over uw seksuele geaardheid, of genetische of biometrische gegevens.

IV. VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKT OSGG UW PERSOONSGEGEVENS?

OSGG verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hieronder beschreven doeleinden. OSGG zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt. OSGG verwerkt uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:

  • voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van OSGG, waarbij deze belangen met uw grondrechten en fundamentele vrijheden worden afgewogen.
  • in specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie; deze toestemming kan u op elk moment in overeenstemming met de wet intrekken.
  • om wettelijke verplichtingen na te komen of, voor zover het ons toegestaan is, te voldoen aan elk redelijk verzoek van bevoegde politiediensten, gerechtelijke autoriteiten, overheidsinstellingen of -organen, met inbegrip van bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten.
  1. Gerechtvaardigde belangen van OSGG

OSGG verwerkt uw gegevens voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft OSGG ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy. Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:

  • het personaliseren van de diensten en de communicatie van OSGG.
  • de verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende diensten van OSGG door:
    • verbetering van bestaande (of in ontwikkeling zijnde) activiteiten, op basis van enquêtes, statistieken, tests en feedback van leden via sociale netwerken (bv. Twitter, Facebook) gekoppeld aan OSGG.
  • toezicht op en evaluatie van de activiteiten van OSGG, met inbegrip van het aantal bezoeken aan de website van OSGG, de aard van de gestelde (advies)vragen, enz.
  • het voorbereiden van studies en statistieken, waarbij gebruik wordt gemaakt van het anonimiseren en pseudonimiseren van de betrokkenen.
  • het vervullen van de functie als professionele netwerk-organisatie en in contact brengen van de leden van de vereniging.
  1. Uw toestemming voor het verwerken en verzenden van elektronische berichten (elektronische direct marketing)

OSGG kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (bv. uw e-mailadres) verwerken om u elektronische berichten en uitnodigingen op naam toe te sturen om:

  • u in het algemeen op de hoogte te houden van ons aanbod aan activiteiten, evenementen, diensten en producten via nieuwsbrieven, e-mails, sociale mediakanalen, enz.
  • u op basis van uw professionele interessedomeinen m.b.t. geschiedenis gerichter te kunnen informeren over activiteiten en professionele ontwikkelingen die u in het bijzonder kunnen interesseren, via de hierboven vermelde kanalen.
  • u als donateur van onze organisatie te informeren en te betrekken bij onze werking.

Door dit privacybeleid te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden en het versturen van elektronische berichten.

Voor sommige nieuwsbrieven kunnen we gebruikmaken van externe mailservices, meer bepaald Mailchimp. Door u als abonnee aan te melden voor deze nieuwsbrieven, erkent u dat uw e-mailadres worden overgedragen aan deze externe mailservices voor verwerking in overeenstemming met het privacybeleid en de voorwaarden van deze externe mailservices.

  1. Wettelijke verplichting

In het kader van de bestrijding van het Coronavirus en conform de beslissingen van de Nationale Veiligheidsraad kan OSGG uw contactgegevens (meer bepaald uw naam, e-mailadres of/en uw telefoonnummer) die OSGG van u verwerkt als deelnemer aan onze activiteiten, doorgeven aan de bevoegde overheidsdiensten belast met de contact tracing.

V. AAN WIE MAAKT OSGG UW PERSOONSGEGEVENS OVER?

OSGG behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht. OSGG kan uw gegevens toezenden aan organisaties en personen waar zij rechtstreeks of onrechtstreeks mee verbonden is.

In sommige gevallen is OSGG bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:

  1. overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om informatie over te maken;
  2. gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek.

OSGG kan uw gegevens tevens overdragen aan specifieke dienstverleners om te helpen met:

  • het ontwerpen en onderhouden van computerapparatuur en internetapplicaties of hostingdiensten;
  • het aanbieden van communicatiediensten, met inbegrip van online en sociale netwerkproviders;
  • het voorbereiden van rapporten en statistieken, afdrukken van documenten en ontwerpen van producten of diensten;
  • de organisatie van evenementen en het beheer van ledencommunicatie.

In de hiervoor genoemde gevallen zorgt OSGG ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. OSGG zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van OSGG en haar gegevensbeschermingsbeleid.

OSGG bewaart uw persoonsgegevens enkel op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER) of binnen een door de Europese Unie als veilig beschouwd land of onderneming conform de Privacy Shield Framework.

VI. HOELANG WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEWAARD ?

OSGG zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.

VII. HOE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGD ?

OSGG hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

OSGG neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals toegangscontroles en de strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.

In het bijzonder zijn alle personen die namens OSGG van uw gegevens kennis kunnen nemen, geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en zijn ze zich bewust van het vertrouwelijke karakter ervan. OSGG hanteert een wachtwoordbeleid op haar CRM- en databanksystemen en maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van OSGG gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal OSGG onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate maatregelen. Indien nodig, zal OSGG u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

VIII. WAT ZIJN UW RECHTEN BIJ HET VERWERKEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS?

  1. Recht van inzage, verbetering, beperking, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar

Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:

  • een recht op inzage van uw persoonsgegevens bij OSGG. Dit betekent dat u OSGG kan vragen of zij uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en aan wie zij worden meegedeeld.
  • een recht van verbetering als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.
  • een recht op beperking indien u bv. de juistheid van uw persoonsgegevens betwist en dit gedurende een periode die OSGG toelaat om dit te controleren.
  • een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Wanneer uw lidmaatschap met OSGG een einde genomen heeft, kan u OSGG vragen om uw persoonsgegevens te wissen indien dit niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens werden verzameld. U heeft eveneens de mogelijkheid om steeds de wissing te vragen van persoonsgegevens die door OSGG op basis van uw toestemming worden verwerkt, tenzij OSGG een andere rechtsgrond of een volgens de wet gerechtvaardigd belang heeft voor de verwerking. OSGG kan in ieder geval deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van rechtsvorderingen zou vereist zijn.
  • een recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan OSGG heeft verstrekt indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit recht kan u OSGG vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor OSGG.
  • een recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor de doeleinden die zijn vermeld. OSGG kan in bepaalde gevallen evenwel de persoonsgegevens blijven verwerken indien er dwingende gerechtvaardigde redenen voor de verwerking zijn, of indien er redenen zijn die verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek dat gedateerd is, ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten, per post te versturen naar OSGG, Sint-Pietersnieuwstraat 35, 9000 Gent of via email aan osgg@ugent.be.

  1. Recht van verzet tegen het verzenden van elektronische berichten (direct marketing)

Eerder werd uw toestemming gevraagd om uw elektronische contactgegevens te verwerken en te gebruiken voor direct marketing acties of elektronische nieuwsbrieven. Dit geldt dus met name voor communicatie naar uw e-mailadres.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing en u te verzetten tegen de toekomstige ontvangst van dergelijke berichten. U kan ons dit op de volgende wijzen kenbaar maken:

  • door het versturen van een ondertekende brief per post met een kopie van uw identiteitskaart bijgesloten, naar OSGG, Sint-Pietersnieuwstraat 35, 9000 Gent;
  • door het versturen van een (scan van de) ondertekende brief en uw identiteitskaart naar osgg@ugent.be;
  • door op een link of knop te klikken onderaan een e-mailing of elektronische nieuwsbrief die door OSGG aan u is verzonden, om u uit te schrijven (‘unsubscribe’) of af te melden van deze mailing of nieuwsbrief zodat u die niet meer ontvangt.

De uitoefening van het recht van verzet kan evenwel OSGG niet tegenhouden om u te contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van een wettelijke verplichting, in overeenstemming met deze verklaring.

  1. Recht op het gebruik van uw afbeelding

Als u deelneemt aan activiteiten van OSGG is het mogelijk dat u afgebeeld wordt op een foto of in videobeelden. U gaat er mee akkoord dat wij die beelden kunnen gebruiken op onze websites, of in  onze nieuwsbrieven, sociale mediakanalen en in onze publicaties, zoals bv. het tijdschrift. Indien u vindt dat uw afbeelding zonder uw toestemming door OSGG wordt gebruikt, kan u ons dat melden via een schriftelijke, gedateerde en ondertekende aanvraag per post aan naar OSGG, Sint-Pietersnieuwstraat 35, 9000 Gent of via email aan osgg@ugent.be. Wij zullen dan deze afbeelding zo mogelijk alsnog verwijderen.

  1. Recht om een klacht in te dienen

Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons contacteren per post aan OSGG, Sint-Pietersnieuwstraat 35, 9000 Gent of via email aan osgg@ugent.be.

U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, of per e-mail naar commission@privacycommission.be, of bij de Vlaamse Toezichtcommissie.